Mali: Chargé/e de l’Administration et des Finances

Le DCAF – Centre pour la Gouvernance du Secteur de la Sécurité s’est engagé à améliorer la sécurité des personnes et des États dans lesquels ils vivent, à travers l’application d’une gouvernance démocratique, l’état de droit et le respect des droits humains. Pour atteindre cet objectif, le DCAF travaille aux côtés des États partenaires et des acteurs internationaux qui les soutiennent, dans le but d’améliorer leur gouvernance sécuritaire à travers des réformes intégratrices et participatives. A cet effet, le DCAF élabore des outils de connaissance innovants, promeut les normes et les pratiques exemplaires, fournit des conseils juridiques et stratégiques, et soutient le développement des capacités des acteurs étatiques et non-étatiques du secteur de la sécurité.

Le Conseil de Fondation du DCAF est composé de 63 Etats-Membres, le Canton de Genève, et six observateurs permanents. Avec des opérations dans plus de 70 pays, le DCAF est reconnu mondialement comme l’un des plus grands centres d’excellence sur la gouvernance du secteur de la sécurité (GSS) ainsi que sur la réforme du secteur de la sécurité (RSS). Le DCAF est guidé par les principes de neutralité, d’impartialité, d’appropriation locale, d’inclusion et d’égalité des sexes. Pour plus d’informations, veuillez visiter www.dcaf.ch.

La Division de l'Afrique subsaharienne (SSAD) du DCAF met en œuvre un projet pluriannuel (2019-2021) et régional (Mali, Niger et Burkina Faso) financé par des partenaires. Dans ce cadre, nous recherchons en appui au bureau du Mali un/une

Chargé/e de l’Administration et des Finances

Lieu : Bamako – Mali, avec des possibilités de déplacements en région

Date de début : Au plus tôt, à partir du 1er Novembre 2019**.**

Durée : Un an avec possibilité de renouvellement

Mission :

Le Chargé de l’Administration et des Finances est chargé de la gestion financière et comptable du bureau et des projets de DCAF au bureau de Bamako, en étroite collaboration avec les équipes de DCAF à Genève, en vue d’assurer la livraison de services de qualité dans le respect des processus administratifs et des procédures opérationnelles de DCAF

Responsabilités générales

· S'assurer que le bureau de Bamako se conforme à toutes les politiques, procédures, règles et règlements du DCAF dans les domaines de l'administration, des finances et des ressources humaines ;

· S’assurer de la transparence de l’utilisation des fonds, dans le respect des obligations contractuelles des bailleurs et de DCAF ;

· Participer à la réalisation des rapports internes DCAF et des rapports aux bailleurs ;

· Préparer les documents liés aux audits ;

· Appuyer la mise en place des activités du projet, de leur organisation humaine et logistique.

Tâches administratives

1. Comptabilité, finance et achats.

1.1. Gérer les comptes bancaires du bureau après avoir obtenu les autorisations requises.

1.2. Préparer et traiter tous les paiements de petite caisse et de banque en veillant à ce que les pièces justificatives soient complètes et exactes.

1.3. Maintenir les registres bancaires, surveiller les avances de fonds et les rapports de dépenses professionnelles du personnel, et réconcilier les fonds en caisse avec les rapports bancaires mensuels.

1.4 Traiter tous les virements bancaires entre comptes.

1.4. Préparer les rapports financiers mensuels dans les délais spécifiés et les soumettre aux services financiers au siège du DCAF à Genève.

1.5. Répondre aux demandes d'éclaircissement des services financiers du Siège.

1.6. Veiller de manière permanente au flux de trésorerie du DCAF Bamako.

1.7. En consultation avec le Coordonnateur Résident, préparer une demande de virement de fonds mensuelle afin de garantir la disponibilité continue de fonds.

1.8. Mettre à jour le rapport mensuel sur la situation financière des projets, en déterminant la disponibilité des fonds et les soldes pour chaque ligne budgétaire.

1.9. Assumer la responsabilité générale de la saisie des données dans le système de comptabilité du bureau et de l'intégrité des données comptables.

1.10. Effectuer les processus d’achat de biens et services en veillant au respect des procédures.

1. Administration du bureau et logistique.

2.1. Préparer le paiement des salaires du personnel local et des honoraires des experts recrutés localement.

2.2. Mettre à jour régulièrement l’inventaire physique du Bureau.

2.3. S’assurer de la fonctionnalité permanente de tous les équipements du bureau, de leur sécurité et de la parfaite propreté des locaux.

2.4. Superviser l’utilisation des véhicules du bureau pour assurer une bonne gestion des priorités et un suivi des couts d’usage grâce aux carnets de bord.

2.5. Mettre en œuvre et gérer une base de données des fournisseurs locaux de biens et de services nécessaires à la mise en œuvre des projets de DCAF.

1. Ressources humaines

3.1. Appuyer la direction dans les processus de recrutement du personnel et des experts.

3.2. Mettre à jour des contrats de travail et d’experts selon les besoins légaux et organisationnels.

3.3. Gérer les heures supplémentaires, les absences et les congés annuels.

3.4. Supervise les activités du chauffeur.

1. Secrétariat de direction

4.1. Enregistrer et classer toutes les entrées/sorties de courrier.

4.2. Organiser et maintenir toute la gestion documentaire du bureau.

4.3 Effectuer les réservations d’hôtel et d’avions pour le personnel et les experts de DCAF et s’assurer de leur bonne prise en charge à leur départ et à leur arrivée.

VOTRE EXPERIENCE

• Avoir au minimum, 5 ans d’expérience pratique dans les domaines administratif et financier ;
• Avoir d’excellentes aptitudes d’analyse, de rédaction et de communication et un bon sens relationnel ;
• Avoir une excellente autonomie et de grandes capacités de gestion et d’organisation ;
• Avoir une bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication ;
• Avoir une très bonne connaissance du français, et des notions d’’anglais ;
• Être apte à travailler dans un environnement multiculturel.

NOUS OFFRONS :

· Une expérience de travail enrichissante, dynamique et stimulante ;

· La chance de faire partie d'une équipe multiculturelle composée de personnes solidaires, travailleuses et porteuses de valeurs ;

· La possibilité de contribuer à améliorer la sécurité des États et de leurs citoyens dans le cadre d'une gouvernance démocratique, de la primauté du droit et du respect des droits de l'homme.

Si vous pensez être un bon candidat pour le DCAF et la position publiée, veuillez envoyer votre candidature à dcafmali@dcaf.ch jusqu’au 6 novembre 2019 avec l’en-tête « Chargé/e Admin et Finances Mali», en joignant :

· Une lettre de motivation en français décrivant votre expérience la plus pertinente et ce que vous pouvez apporter au DCAF ;

· Un CV concis (maximum deux pages).

En raison du grand nombre de candidatures, seuls les candidats présélectionnés recevront un accusé de reception de leur candidature.

Le DCAF s’est engagé à fournir l'égalité des chances à tous et encourage les candidatures de tous les candidat(e)s qualifié(e)s, sans distinction de sexe, d'âge, de handicap, d'identité de genre, de religion ou d'appartenance ethnique.

Les personnes intéressées à travailler au DCAF à quelque titre que ce soit seront tenues, si elles sont présélectionnées, de remplir une déclaration attestant qu'elles n'ont pas commis, été condamnées ni poursuivies pour des infractions pénales et qu'elles n'ont pas été impliquées, par un acte ou une omission, dans la commission de toute violation du droit international des droits de l'homme ou du droit international humanitaire.